Kurumsal E-Posta, profesyonel ve güvenilir bir iletişim kurmanın en temel yapı taşıdır. Markasını sektörde kalıcı ve sürdürülebilir kılmak isteyen firmaların bu haberleşme stratejisine sahip olması son derece önemlidir. Müşteri ve iş ortaklarına düzgün bir izlenim verirken öte yandan güvenlik, depolama ve basit ölçeklendirme gibi avantajları da sağlar.
Endüstri 4.0 devriminden sonra firmalardaki dijital dönüşüm hızı arttı. Dönüşüm sürecinde birçok aşamayla karşılaşırken, bunlardan biri de kurumsal kimlik oluşturmak. Kurumsal kimlik, markanın dijital ortamdaki görünümüdür. Web tasarımı, SEO optimizasyonu, reklam çalışmaları, sosyal medya yönetimi, tasarım stratejileri firma kimliğini belirleyen faktörler. Her biri eksiksiz ve ideal seviyede tamamlandığında firma, sektöründe rekabetçi seviyeye ulaşacaktır.
Kurumsal kimlik deyince E-Posta kullanımını bağımsız düşünemeyiz. Nitekim müşteri ve iş ortaklarıyla iletişim büyük ölçüde mail kanalıyla olmakta. Kişi ve firmalarda doğru intiba oluşturabilmek adına, Gmail, Hotmail ya da Yahoo gibi basit mail kullanımı yerine firmanın adının geçtiği, kurumsal izlenimi yüksek isimler alınmalı. Peki ama kurumsal E-Posta nedir? Kurumsal mail adresi nasıl alınır? Ücretsiz servisler var mı? Konuyu A’dan Z’ye ele aldığımız makalemiz size rehber olacak. Keyifli okumalar dileriz.
Kurumsal E-Posta Nedir?
Dijital dünyada vizyon belirlenirken öncelikli atılacak adımlardan biri haberleşme stratejisidir. Yeni nesil haberleşme eğilimi WhatsApp, İnstagram ve Facebook gibi uygulamalar üstünde olsa bile mail hala kurumsal yapısını koruyor. Şirket içi haberleşme, iş ortaklarıyla haberleşme ve müşterilerle haberleşme için mailler güven veriyor.
Profesyonel bir iletişim kurmak için kullanılan, uzantısında Gmail, Hotmail ya da Yahoo gibi isimler yerine firmanın adının bulunduğu, kısa ve net mail adreslerine kurumsal E-Posta denir. Dijital dünyada “profesyonel E-Posta” ismiyle de bilinir. Normal mail adreslerinden ayrılan en belirgin yönü, domain ve isim seçiminde özgür olunması. Ayrıca sunucu masrafları da firma tarafından ödeniyor.
Özel E-Posta alındığında domain ve isim kısmı istenildiği şekilde düzenlenebilir. Domain kısmında “…@gmail” ya da “…@hotmail” gibi sunucu isimleri görünmez. İdeal bir şirket mail adına örnek şunları gösterebiliriz:
Kurumsal E-Mail adreslerinde genellikle sınırsız kullanım hakkı var. Domain kısmı sabit kalırken isim kısmında farklı mail adresleri açılabilir. Bu da şirket içi haberleşmeyi kolaylaştırmaktadır. Bir örnek vermek gerekirse Çağrı merkezi departmanı “[email protected]” olurken toptan alışveriş departmanında da “[email protected]” olarak belirlenebilir.
Kurumsal E-Postaların Firmalara Sağladığı Avantajlar
Kurumsal E-Posta sahibi olmanın firma ve kurumsal yapılara ciddi avantajları vardır. Genelde sadece görsel algı açısından etkisi olduğu düşünülse de avantajları bununla sınırlı değildir. Bilinen ve bilinmeyen yönleriyle özel mail adresi kullanımın avantajlarını açıklayacağız.
1. Marka Değerini Arttırır
Kurumsal kimlik oluşturmada özel E-Posta adresi kullanımı çok önemlidir. Markalaşma sürecinde profesyonel iletişim adları, markaya olan güveni hem müşteri hem de iş ortakları nezdinde arttırır. Kişiler, muhatap alındıkları iletişim kanallarında güven, kurumsallık ve ciddiyet görmek ister. “…@gmail.com” gibi uzantılar bu güveni tahsis edemez.
Ücretsiz mail araçları bireysel kullanım için idealdir. Bu araçlar müşteriler tarafından da kullanıldığından, ticari faaliyetlerde kurumsal bir izlenim yaratmaz. Yapılan birçok araştırma gösteriyor ki kurumsal E-Post adreslerinden gelen mailler, kişiler tarafından daha çok ciddiye alınıyor ve okunma eğilimi doğuruyor.
2. Yüksek Koruma Sağlar
Popüler mail araçları her ne kadar yüksek kullanım oranına sahip olsa da güvenlik açısından büyük riskler taşır. Şüphesiz bir firma için mail arşivini korumak son derece önemli konu. Bilgisayar korsanları firmaların mail sunucusunu ele geçirdiğinde ciddi tahribata yol açması mümkün. Ayrıca ücretsiz mail sağlayıcıların temel motivasyonu kullanıcı bilgilerini kullanmaya yöneliktir. Özel sunucularda ise güvenlik öncelikli motivasyondur.
Kurumsal E-Mail kullanımında güvenlik duvarı üst düzeyde olur. Elbette %100 koruma hiçbir sunucu tarafından verilemez. Ancak özel maillerde kötü amaçlı saldırılarda hızlı aksiyon almak mümkün. Şirket içi tüm mail adreslerine erişim bilgileri farklıdır. Birine sızma olsa bile erişim anında kesilebilir ve böylece marka güveni zarar görmez.
3. Daha Çok Depolama Kapasitesi Sunar
Ücretsiz mail sunucularının depo kapasitesi sınırlıdır. Günümüzde Gmail platformu üyelerine 15 GB kadar alan kullanım izni veriyor. Büyük ölçekte bir firmanın gerek şirket içi mailleşmesi gerekse de dış kaynaklı erişimler göz önünde bulundurulduğunda, bu seviye depolama alanları yetersiz kalır. Kurumsal E-Posta hizmetinde ise kullanım alanı seçilecek paketlere göre değişir. Genellikle başlangıç paketleri 30 – 50 GB aralığı. Eğer iletişim hacmi daha yüksekse üst paketlere geçiş yapılabilir.
E-ticaret sitelerinde mail kullanımı yüksektir. Çünkü reklam stratejilerinde bu haberleşme kanalı sık kullanılıyor. Eğer firmanın hizmet listesinde dijital pazarlama varsa, kurumsal ve yüksek depolama alanlı bir posta hesabı faydalı olur.
4. Kolay Ölçeklenebilir
Mail kullanımında hız, pratiklik ve kolay yönetim şirketlerin başlıca beklentileri arasındadır. Gmail, Hotmail gibi ücretsiz araçlar, başta kullanışlı olabilir ancak şirkette çalışan sayısı arttıkça ve dijital pazarlama stratejileri genişledikçe mail yönetimi bir kabusa dönüşüyor. Kurumsal yapıda servislerin kullanımı son derece pratiktir.
Kurumsal E-Posta Nasıl Alınır?
Kurumsal firmalar özel E-Posta alma sürecini çok komplike sansa da süreç oldukça basittir. Tek yapılması gereken doğru mail aracını kullanmak ve önerilen aşamaları izlemek. Önceliklemail sağlayıcılarından hizmet almak için belli oranda ücret ödenmesi gerektiğini belirtelim. Google Workspace ve Outlook gibi popüler sunucular, mail açma ve yönetme konusunda iş ortaklarına ücretsiz destek sağlıyor.
Kurumsal E-Posta nasıl alınır? sorusunun aşama aşama cevaplamakta fayda var. İlk adım markanın domain adresini satın almak. Sonrasında güvenilir ve profesyonel çözümler üreten e-posta sağlayıcısı keşfetmek. Sonrasında açtığınız hesabı yönetmek için web ya da mobil cihazlardan mailinizi açabilirsiniz.
1. E-Posta Servis Sağlayıcı Seçilir
Günümüzde kurumsal E-Posta ihtiyaçlarını karşılayan onlarca servis seçeneği var. Bunları kimi ücretsizken çoğunluğu ücretli hizmet vermektedir. Ücretsiz araçlarda birçok özellik ve kota sınırlı olduğundan ticari işletmeler için önerilmez. Ücretli araçlar tamamen kurumsal yapıların ihtiyaçlarına göre çözümler üretir.
Kurumsal E-Mail açmak için atılacak ilk adım doğru servis sağlayıcısını seçmek. Seçim yaparken servisin sunduğu özellikler, depolama seviyesi, ekstraları göz önüne bulundurulur ve firma hacmine göre en doğru seçenek değerlendirilir.
2. Markayı Yansıtan Bir Adres Oluşturulur
Mail açmak işin kolay kısmı, dikkat edilecek bölüm adres oluşturma aşamasıdır. Bu aşamada, yani mail adı oluşturmada firma adına bağlı kalınması önerilir. Örnek: “isim@markaadı.com” Fakat bazı firmaların marka adı uzun olabiliyor. Kullanıcı davranışlarına baktığımızda uzun mailler kullanıcıda istenen kurumsal etkiyi vermiyor. Bu durumda kısaltmalar kullanılabilir.
3. İş Adresi Kurulup Bağlantı Sağlanır
Kurumsal E-Posta adreslerinin web ya da mobil araçlarda kurulumu, ücretsiz maillere göre farklı ve kısmen komplikedir. Neyse ki e-mail sağlayıcıları, iş ortaklarına kurulum için ücretsiz ve kapsamlı destek veriyor. Nasıl bağlantı sağlayacağınızı sunucunun talimat ve yönergelerine bakarak çözebilirsiniz.
Kurumsal E-Posta Seçerken Dikkat Edilmesi Gerekenler
Kurumsal kullanımda mail sağlayıcısı seçtikten sonra, doğru posta stratejilerini oluşturmaya geçilir. İsimler belli kurallar dahilinde seçilir. İlk odak noktamız alan adıyla marka adının örtüşmesi. Yani “Mavi Parke” marsı için doğru alan adı seçimi “…@maviparke.com” olarak gösterebiliriz. Yapılan bir yanlış da adres içinde sayı geçirmek. Bu önerilmez. Karşı tarafta güven eksikliği yaratabilir. Önerilmeyen bir diğer konu da şirket için mail açmada unvan ya da pozisyon kullanılması. Bunun yerine personel ismi yahut departman seçimi daha ideal olandır.
Güncel Kurumsal E-Posta Fiyatları 2024
KOBİ’ler marka için atılacak yeni adımlarda öncelikle maliyet analizi yapar. Kurumsal E-Postalar da ücretli olduğu için gelir gider dengesi gözetilecektir. Bu konuda stabil fiyatlar görmek güç. Çünkü mail sağlayıcıları birçok hizmet paketi sunar. Tercih edilen paketin özelliği, kullanıcı sayısı, depolama kapasitesi ve servis sağlayıcısının kalitesi belirgin parametreler.
Kurumsal E-Posta fiyatları 2024 sürecinde geçtiğimiz seneye oranla şüphesiz daha pahalı. Popüler servisler yurt dışı menşeili olduğundan Dolar para birimiyle fiyat belirliyor. Gelir gider dengesini kurmak için paket tercihinde firma hacminizi göz önünde bulundurabilirsiniz. Örneğin 20 çalışanlı bir KOBİ iken 100 personele hitap eden bir paket seçmeniz size sadece maddi kayıp yaşatacaktır.
Ücretsiz Kurumsal E-Posta Alınacak Site Önerisi
Yeni kurulan, küçük ticari hacimli firmalar dijital maliyetlerinde temkinli davranabileceğinden ücretsiz kurumsal E-Posta servislerini kullanmak isteyebilir. Bunun için birçok mail sağlayıcısı bizlere tamamen ücretsiz seçenek sunuyor. Kısa bir araştırmayla karşınıza onlarca araç çıkacaktır, lakin bizlerin performans değerlendirmesine göre önerisi şunlar olacak: Zoho Mail Lite, GMX Mail ve Proton Mail. Elbette ihtiyaç türüne göre bu liste uzatılabilir.
1. Zoho Mail Lite
Ücretsiz kurumsal E-Posta hesabı açabileceğiniz en trend araçlardan biridir. Uygulama paketi olan Zoho Mail içeriğinde E-Posta pazarlaması ve çevrimiçi belge araçları gibi birçok yararlı özellik de var. Hesap oluşturmak son derece basit. Kurulum işlemi sadece birkaç dakikadan ibarettir. Servisin Türke dil destekli kullanım ve kurulum kılavuzu olması kullanıcı açısından pratiklik katıyor.
Zoho Mail Lite’ın belirgin özelliği, Gmail, Yahoo ve Outlook gibi popüler araçlar ile entegre çalışması. Buradaki mail adresleri Zoho hesabıyla senkronize edilebilir. Böylece farklı alanlara dağılmak yerine tek bir merkezden mail yönetimi yapabiliyorsunuz.
2. GMX Mail
Sınırsız depolama alanı sunmasıyla dünya genelinde milyonlarca kullanıcıya erişen GMX Mail, özellikle mail üstünden yoğun veri transferi aktaranlar için caziptir. Tamamen ücretsiz başlangıç mümkün. Tek handikabı 10 adete kadar hesap açımına izin vermesi. Yani firmanız 10’dan fazla mail ihtiyacı taşırsa GMX Mail size yetersiz gelebilir. Bu durumda ücretli paketlerine geçebilirsiniz.
3. Proton Mail
Dijital dünyaya geçiş yapan her firma beraberinde yeni sorumluluklar da edinir. Veri güvenliği bunların en temelidir. Ticari faaliyetlerinizde sürekli iş ortaklarınız ve müşterilerinizle mailleşeceğiniz düşünülünce güvenilir sağlayıcıları kullanmak istersiniz. Proton Mail, yüksek koruma duvarı ile mail güvenliğini iyi sağlayan ücretsiz bir e-posta aracıdır. Uçtan uca şifreleme yapısıyla verilerinizi ve dolayısıyla itibarınızı korur.
Kurumsal E-Posta Hakkında Sık Sorulan Sorular
Kurumsallığı ilke edinmiş ve bunu dijital evrende de göstermek isteyenler için kurumsal E-Posta kullanımı hakkında önemli bilgiler paylaştık. Makalemizin son bölümünde konuyu pekiştirmek için sık sorduğunuz birkaç soruyu kısaca yanıtlayacağız.
a) Ticari E-Posta örneği nedir?
Ticari E-posta, bireysel maillere göre farklıdır. Daha kurumsal ve ciddi yapıda olması gerekir. Örnek olarak şunu gösterebiliriz: “[email protected]”
b) Profesyonel E-Posta almak pahalı mı?
Dijital pazarlama ve kurumsal kimlik yaratmada etkisi yüksek olduğundan, profesyonel e-posta kullanmak için maliyetli denemez. Zaten her bütçeye uygun paketler sunuluyor.
c) Kurumsal ile kişisel E-Posta arasında fark var mı?
Kişisel e-posta içinde sağlayıcının adı olur. Özel maillerde ise kişi istediği gibi alan adı belirleme özgürlüğüne sahip.
